Hotelski informacijski sistem

MAOP Hotelski IS (HIS) je celovita rešitev za spremljanje in upravljanje hotelskega poslovanja. Rešitev je namenjena hotelskim recepcijam za spremljanje gostov in dogodkov v hotelu, prodajni službi pri prodaji kapacitet in vodilnim delavcem, kot pomoč pri odločanju in vodenju hotela. Z visoko stopnjo prilagodljivosti lahko v programu definiramo celotno strukturo in ponudbo hotela, ki jo nato s funkcijami recepcijskega poslovanja, prodaje in povezavami z drugimi sistemi, učinkovito ponujamo gostom. Povezave HIS sistema z drugimi sistemi dajejo programu posebno dodano vrednost, saj z njimi dosežemo celovito informatizacijo hotelske dejavnosti.

Funkcije modula:

  • recepcijsko poslovanje
  • prodaja
  • izpisi in pregledi (BI, CRM)
  • žurnal
  • menjalnica (preračuni, avtomatski prenos tečajnih list iz Banke Slovenije)
  • povezave z blagajnami in drugimi napravami (telefon, PAY-TV sistemi, sistem za kodiranje kartic za vstop v sobe,...)
  • povezave z internetnimi stranmi za rezervacije
  • povezave z drugimi MAOP rešitvami
  • povezave s finančnimi sistemi (MAOP, SAP,...)
  • upravljanje kapacitet za počitniško dejavnost (kolonije, sindikalne počitniške kapacitete,...)
  • upravljanje dodatnih kapacitet (kongresni center, športne kapacitete,...)
  • povezava z zdraviliškim poslovanjem; beleženje opravljenih zdravstvenih storitev za zdravilišča (povezava z ZZZS)
  • samopostrežni kiosk (terminal) za check-in in check-out

Recepcija:

Funkcionalnost omogoča informacijsko podporo velikega števila poslovnih dogodkov na enem mestu  v recepciji kar zagotavlja hitro obravnavo gostov, predvsem pa omogoča receptorjem, da se gostu posvetijo na osebni ravni in da ne izgubljajo časa .

Računalniško so podprti sledeči dogodki:

  • enostaven pregled nad zasedenostjo in rezervacijami kapacitet
  • sprejem gosta (brez in z rezervacijo)
  • enostaven sprejem večjih skupin gostov
  • spremembe med bivanjem gosta (sprememba storitve, podaljšanje/skrajšanje bivanja)
  • preselitev gosta
  • obračun storitev (možnost delitve računa na več računov, več načinov plačila, račun za več sob, prenos storitev za plačilo med sobami)
  • posebna obravnava gostov: stalni gosti, VIP gosti, ciljne skupine gostov
  • pregledovanje arhivskih podatkov o gostih

Prodaja:

Prodajna funkcija v podjetju se srečuje s širokim naborom opravil, ki morajo biti informacijsko podprta, saj se aktivnosti prodaje odražajo v preostalih službah podjetja ob enem pa te službe s svojo dejavnostjo vplivajo na prodajo.

Prodajna služba je v MAOP HIS podprta s sledečimi funkcionalnostmi:

  • ceniki; vnos individualnih, pogodbenih, skupinskih, sezonskih cenikov
  • pogodbe; vnos pogodb, ki jih ima hotel s poslovnimi partnerji (turističnimi agencijami, podjetji,...) in določitev provizij
  • booking; vnos individualnih, agencijskih in skupinskih rezervacij
  • vnos rooming liste
  • pregled prostih sob/tipov sob
  • potrditev rezervacij (e-mail, fax, pismo)
  • akontacije in spremljanje plačil
  • enostavni pregledi:
    • pričakovani prihodi
    • realizirane, odpovedane in nerealizirane rezervacije
    • plani zasedenosti

Izpisi in pregledi:

Informatizacija poslovanja omogoča tudi lahek način pridobivanja raznovrstnih informacij. Za potrebe različnih nivojev osebja so v MAOP HIS na voljo pregledi za:

  • vzdrževalno osebje (čistilke in sobarice); stanje sobe
  • kuhinjo (najava obrokov)
  • nabavo
  • prodajo
  • receptorje
  • vodstvo (večnivojske in dinamične statistike)
  • policijo (seznam gostov za prijavo)

Glede na uporabniške pravice so uporabnikom dostopni različni izpisi, ki jih lahko za nadaljno obdelavo izpišemo v oblikah XLS, HTML, XML. Izpis in pregledi, ki omogočajo pregled nad delovanjem in stanjem hotela so:

  • lista prihodov
  • lista predvidenih odhodov
  • različna iskanja gostov (po priimku, državi, agenciji,...)
  • ekranski info sobe
  • pregled poslovnih partnerjev, pogodb, cenikov, telefonskih pogovorov
  • dnevnik sprememb
  • pregled stanja zasedenosti kapacitet
  • žurnal opravljenih storitev po sobah, obdobju
  • finančni izpisi
    • knjiga računov
    • neplačane postavke
    • neplačane postavke po DDV
    • izpis DDV po načinih plačil
  • analize realizacij po pogodbah, agencijah, ciljnih skupinah, državah, ...
  • analize gostov (po starostnih skupinah, povprečnem številu bivalnih dni, ....)
  • pregled realizacije in statistik po letih.

Povezave:

Širok nabor povezav, ki jih omogoča informacijski sistem, omogočajo programski rešitvi, da informatizira večino poslovnih dogodkov v hotelu. Sistem se lahko poveže z drugimi programskimi rešitvami in razno strojno opremo.

Povezave z različnimi ponudniki spletnih rezervacij omogočajo, da so podatki o rezervacijah dostopni v realnem času kar prepreči podvojene rezervacije istih kapacitet s strani gosta ali prodajne službe ali receptorja. Povezava z gostinskim sistemom omogoča prenos obračuna stroškov storitev na sobo, kar omogoča lahek obračun stroškov in kvalitetno storitev, ki bo ustregla gostovim željam. Planiranje gostinskih storitev preko HIS-a zagotavlja tudi racionalno poslovanje gostinstva, saj z njo lahko planiramo porabo in s tem nabavo in pripravo. Povezavi s finančnim in komercialnim sistemom pa MAOP HIS-u omogočita, da se dogodki v hotelu odražajo v finančni in komercialni službi organizacije. S temi povezavami pridobimo v hotelu programsko rešitev, ki omogoča racionalno in kvalitetno poslovanje ob enem pa tudi nadzor nad delom hotela. AZIS - povezava s programom za zdraviliško poslovanje omogoča izvajanje ZZZS koncesijske zdraviliške dejavnost (izdaja računov za zavarovalnice, planiranje zdravnikov).

Povezave s strojno opremo omogočajo gostu nemoteno uporabo dodatnih storitev v hotelu, ki jih ob odhodu tudi natančno in hitro obračunamo. MAOP HIS se lahko poveže s:

  • telefonsko centralo (SI 2000, ALCATEL, Centrex,... )
  • PAY-TV sistemi
  • sistem za kodiranje kartic za vstop v sobe

Preko Samopostrežnega kioska / terminala lahko gost po internetni rezervaciji s pomočjo pridobljene bar kode / številke sam opravi check-in kiosk pa mu izdela kartico za vstop v sobo. Po končanem obisku gost kartico ponovno vstavi v avtomat, na podlagi zabeleženih storitev na kartici se izdela račun in storitev se plača z bančno/kreditno kartico.

MAOP Virtualni receptor - NCR EasyPoint Xpress Check-In

MAOP Virtualni receptor nudi gostom in hotelirjem preprosto alternativo prijave v hotel - NCR EasyPoint Xpress Check-In Kiosk. Kiosk omogoča gostom prijavo in odjavo brez asistence hotelskega osebja, kar goste navdušuje.

Pozitivni vtis:

Kiosk nudi hotelskim gostom učinkovit servis na sodoben način. MAOP Virtualni receptor omogoča hitrejšo odjavo in prijavo in krajše čakalne vrste.

Enostavni, intuitivni proces:

MAOP Virtualni receptor je enostaven za uporabo. Rešitev omogoča potrjevanje rezervacij prav tako omogoča prijave naključnim gostom (walk-in gostje). MAOP Virtualni receptor kodira, ovrednoti in izdela ključ hotelske sobe ter natisne prijavnico v večini primerov v manj kot 1 minuti.

Preko Samopostrežnega kioska / terminala lahko gost po internetni rezervaciji s pomočjo pridobljene bar kode / številke sam opravi check-in kiosk pa mu izdela kartico za vstop v sobo. Po končanem obisku gost kartico ponovno vstavi v avtomat, na podlagi zabeleženih storitev na kartici se izdela račun in storitev se plača z bančno/kreditno kartico.