Gostinski informacijski sistem

MAOP Gostinski IS je modularna programska rešitev, ki omogoča celovito informacijsko podporo gostinstvu. Sistem podpira zaledno gostinsko poslovanje (back office / materialno poslovanje), upravljanje s kadri z vidika delovnih nalogov, nabavo materiala in blagajniško poslovanje. Visoka stopnja prilagodljivosti in povezljivosti z drugimi sistemi in napravami zagotavlja natančen pregled nad gostinskim poslovanjem in njegovimi vplivi na druge dejavnosti / službe podjetja. Različni načini evidentiranja porabe in plačevanja omogočajo gostu brezskrbno potrošnjo, gostinskemu osebju pa hiter in preprost obračun storitev

MAOP Gostinstvo nudi:

• planiranje materialov in obrokov
• vodenje zalog
• evidentiranje eksterne nabave
• spremljavo gibanja materiala pri medskladiščnih premikih
• izračun potreb materialov za centralno in priročna skladišča
• kontrolo in planiranje porabe materiala za proizvodnjo in pripravo hrane ter odgovarjajoče stroškovne in količinske evidence
• pregled prodaje po artiklih, po blagovnih, po knjigovodskih skupinah, po načinih plačil, po natakarjih
• inventuro
• prodaja (blagajniško poslovanje)
• mesečna obdelava in prenos v glavno knjigo

Program je večuporabniški, zato podatke vnašamo na mestu kjer nastajajo (materialni knjigovodja, skladiščnik, kuhar, nabavnik, vodja gostinstva). Rezultati poslovanja se pregledujejo na mestu nastajnja podatkov in ostalih službah.

Uporabniki, ki bodo aplikacijo uporabljali, so člani uporabniških skupin, ki dobijo pravice za delo s posameznimi segmenti programa MAOP Gostinstvo.

Gostinsko poslovanje  

Materialno poslovanje je del vsakega gostinskega procesa, saj se pri nudenju prehrane in pijače vedno srečujemo z rokovanjem artiklov, ki »potujejo« po nabavno-prodajni verigi. MAOP gostinsko poslovanje pokriva vse člene nabavno-prodajne verige. Materialno poslovanje za namen gostinstva je sestavljeno iz sledečih modulov:

• pogodbe
• nabava
• normativi, postopki in delovni nalogi
• materialno – skladiščno poslovaje
• prodaja

MCR Pogodbe

Programski modul MCR-PO Pogodbe omogoča vnos, evidenco in izpise pogodb ter povezujočih dokumentov. Podatki pogodb, aneksov in garancij se vnašajo za materialna sredstva, drobni inventar, potrošni material.

Osnova vnosa so šifre iz šifranta artiklov, količine, cene, vrednosti z možnostjo delitve na različna časovna obdobja v okviru trajanja pogodbe. Posamezne pozicije na pogodbi imajo lahko tudi krajše časovno obdobje. V okviru pogodbe se spremlja realizacija posamezne pozicije in celotne pogodbe.

Paket pogodb je povezan tudi z modulom nabave in SP/MK, saj se za vnose artiklov preverja ali le-ta obstaja na veljavni pogodbi in če ja, se samodejno predlaga cena. Ob prevzemu pa se beleži tudi realizacija.

Funkcije modula:

• vnos pogodb
• tipizacija
  • pogodba
  • aneks
  • garancije
• parametrizacija pogodb
  • časovna
  • vsebinska
• nadzor realizacije
• pregledi pogodb
• pregledi artiklov po pogodbah
• uparjevanje podrejenih artiklov z nadrejenimi artikli

Pogodbe:

Vsebina pogodb se odraža v nadaljnjih procesih nabave, zato njeno vsebino vnesemo v aplikacijo. Na pogodbi opredelimo  organizacijsko enoto, poslovnega partnerja s katerim smo pogodbo sklenili, vrsto pogodbe (če le-te razvrščamo po sklopih), časovni okvir pogodbe, skrbnika pogodbe in podobno. Lahko se vnese tudi različne opombe in datume, ki podrobneje določajo dokument (datum predaje v podpis, datum sklenitve pogodbe, pogodbeni rok začetka in konca izvajanja pogodbe...).

Postavke pogodbe:

Na pozicijah pogodbe se določa pogodbena količina in vrednost ter datumi veljavnosti za določeno postavko pogodbe, če se ta razlikuje od okvirja pogodbe. Hkrati se na postavkah na podlagi nabave beleži tudi naročena in realizirana količina (+,%).

Garancije pogodbe:

Na vnosni maski za garancije se vnaša predmet garancije, šifro partnerja, datum in kraj sklenitve garancije, znesek garancije ter datum pričetka in konca veljavnosti garancije.

Delilnik:

Na poziciji pogodbe se  primeru obročnih dobav (suksesivna dobava) opredeli število obrokov – dobav, ki se odražajo na delilniku. Na delilniku se količine lahko tudi spremenijo.

Pregledi pogodb:

Na pregledni maski je pogodbe možno pregledovati, iskati po številki, datumu podpisa, vrednosti, po artiklih in realizaciji.

Pregledna maska za dodatke pogodbe omogoča prikaz vseh dodatkov za izbrano pogodbo. Dodatke je možno iskati in pregledovati po številki dodatka, datumu dodatka, vrednosti in realizirani vrednosti dodatka ter po skupnem znesku vseh aneksov določene pogodbe.

Nadrejenost artiklov (uparjevanje):

V pogodbe je vključena tudi funkcija uparjevanja artiklov. V primeru, da imamo z dobaviteljem sklenjen dogovor, da nam različne artikle dobavlja po isti ceni, čeprav se npr. razlikuje po kakšnem drugem atributu (dimenziji) se lahko na pogodbi določi samo en (nadrejeni) artikel. Zaloge se seveda vodijo za vsak posamezen (podrejeni) artikel, vendar pa nam na pogodbi ni potrebno imeti navedene vsake dimenzije posebej, kajti artikli se preko posebne tabele povežejo z nadrejenim artiklom, ki je na pogodbi, tako da sta zagotovljena pravilna cena in dobavitelj.

Iskanja artiklov po pogodbah:

Za lažje in hitrejše preglede artiklov na pogodbah je na voljo posebna maska, kjer lahko vnesemo določen artikel, program pa nam potem poišče vse pogodbe, na katerih se izbrani artikel nahaja in pa vse ostale artikle, ki so še del te pogodbe.

Pregledi in dodatne kontrole:

Vodstvo podjetja lahko s pomočjo pregledov in izpisov nadzira realizacijo pogodb in v realnem času sprejema ukrepe, ki odpravljajo odstopanja od pogodbe.

V nabavni proces je vgrajena tudi kontrola, pri kateri se pojavi opozorilno okno, če želimo naročiti določen artikel za katerega smo že presegli pogodbeno količino. Prav tako se lahko v sistemu nastavi obdobje, koliko prej nas bo program opomnil, da se določena pogodba izteče.

MCR Nabava

Programski paket MCR-NA Nabava omogoča celovito informacijsko podporo nabavnim procesom v podjetju. Omogoča naročila dobaviteljem, ki so lahko ročna ali se generirajo na osnovi predhodno izdelanih dokumentov (zahtevnic, internih naročil) ali pa se generirajo samodejno na osnovi minimalnih, maksimalnih ali optimalnih zalog.

Dobavljena naročila se zapirajo ročno (prekinjena nabava) ali s prevzemom (lahko tudi delnim) na osnovi prejete dobavnice dobavitelja, če gre material ali blago preko skladišča ali ročno, če se nabavlja mimo skladišč.

Funkcije modula:

• ročno ali samodejno naročanje dobaviteljem
• združevanje dokumentov v skupno naročilo (zahtevnica in interno naročilo v naročilnico)
• ponovitve naročil za periodično naročanje (kopiranje dokumentov)
• povezava z modulom pogodb
• izdelovanje povpraševanj in naročanje na osnovi prejete ponudbe
• samodejno ali ročno zapiranje naročil
• celotni ali delni prevzemi / dobave – realizacija naročil
• pregled in izpisi
• dnevnik naročil za dnevna naročanja
• pregledna forma za ključne podatke o vsakem naročenem artiklu

Ključne funkcionalnosti modula nabave:

• Združevanje dokumentov pomeni pohitren proces naročanja, saj se dokumente zahtevnic, ki nastanejo kot potreba po določenem materialu na oddelkih, lahko enostavno združi v dokument naročilnice, tako da postavk ni potrebno znova vnašati.
• Povezava s pogodbami omogoča povezavo modulov pogodb in nabave. Ob vnosu artikla na postavki naročilnice se izvede kontrola na pogodbe iz katere se potem črpajo določeni podatki (cena, rabat, % DDV). Na pogodbi se potem beleži realizacija (naročena količina, dobavljena količina). Pri pogodbah velja omeniti še možnost skrbništva (dodeljevanje referentov k pogodbam) in urejene pravice za delo (določen referent ima pravico za delo samo z določenimi pogodbami), omogočata nadzor nad nabavnim procesom.
• Dokument povpraševanja omogoča, da naredimo eno povpraševanje, ki ga potem pošljemo različnim dobaviteljem. Izpis dokumenta je zastavljen tako, da dobavitelj na dokument sam napiše cene, rabat in %DDV in ga vrne. Povpraševanje se lahko kopira v naročilnico in spremljanje realizacije (iz katerega povpraševanja je bilo narejeno naročilo, pri komu in kdaj).
• Naročila po artiklih je vnosna maska za izdelavo vseh dokumentov v nabavi (zahtevnice, interna naročila, naročilnice), kjer se vnašajo artikli. Funkcionalnost potem glede na ostale podatke sama kreira ustrezne dokumente (če je artikel na kateri izmed veljavnih pogodb se naredi naročilnica, drugače pa povpraševanje). Združevanje dokumentov je na osnovi dobavitelja.
• Pregledi in izpisi omogočajo izpise po različnih kriterijih. Pregledovati je tako mogoče po odprtih, zaprtih naročilih, zahtevnicah in naročilnicah (po referentih, po artiklih, glede na obdobje, stanje (naročeno-dobavljeno), naročila z zamudo, naročila po povpraševanju).
• Pregled naročil je možen preko posebne forme, ki nam za vsak naročen artikel daje ključne podatke o tem, kdaj in pri komu je bil naročen, kdo ga je naročil, kolikšna je bila dobava in koliko nam dobavitelj še mora dobaviti.

Preko te forme je mogoč tudi vpogled v dokumente, na katerih se izbrani artikel nahaja (zahtevnica, naročilnica, prevzemnica). Hkrati so seveda na voljo vsi podatki o količinah in cenah iz dokumenta.

Tako imamo na enem mestu celoten krogotok za izbran artikel, torej od zahteve do prevzema na skladišče in tudi morebitne oddaje na drug oddelek.

Normativi s postopki izdelave in delovni nalogi

Modul se uporablja za izdelavo strukture končnega izdelka, opredeljuje postopek izdelave, roke ter količine izdelave. Modul prav tako omogoča izdelavo menijev, jedilnikov in pripravo planov za različna časovna obdobja.

Funkcije modula:

• izdelava normativov (sestava izdelkov, polizdelkov, menijev)
• postopki izdelave
• planiranje izdelave
• realiziranje izdelave

Normativi:

Normativi se vnašajo za izdelke in polizdelke, ki so sestavni del osnovnega izdelka. Na osnovi vnesenih normativov je v programu možno izdelati meni oziroma obrok (zajtrk, malica, kosilo, večerja), ki se v nadaljevanju uporablja pri izdelavi jedilnika in na podlagi tega plan priprave in izdelave. Program omogoča izdelavo variante osnovnega izdelka ali polizdelka in zamenjavo posameznega artikla (sestavina) na enem ali vseh normativih. Pri vnosu normativov nam program prikazuje in računa energijske vrednosti hranil beljakovin, maščob,…, glede na vnešene osnovne količine, tako da dosežemo ustrezno prehrambeno vrednost za določeno ciljno skupino uporabnikov ( učenci, dijaki, vojaki, starejši,…). Normative je možno tudi izpisovati po sestavi ali strukturi.

Postopki izdelave:

Vnos postopkov izdelave oziroma priprave za izdelek ali polizdelek se vnaša za celoten izdelek ali posamezen del izdelka. Poleg vnosa postopka se vnese tudi navodilo (recept) izdelave za posamezno sestavino (pozicijo) in za celoto.

Planiranje izdelave:

Planiranje izdelave je terminsko opredeljeno (dnevno, tedensko, mesečno) in datumsko omejeno (veljavnost plana). Pri vnosu postavk plana se lahko vnese tudi naročnika (kupca) za katerega se po končanem procesu izdelave izvede distribucijo in prodajo. V plan se vnaša normative (meniji, drugi izdelki) in prav tako ostale 'prodajne' artikle. Na osnovi potrjenega plana se za časovno enoto (dan) izdelajo delovni nalogi. Na podlagi potrjenih delovnih nalogov se za planirane izdelke in/ali polizdelke izračunajo potrebne izdelavne količine materialov za izdelavo normativov in ostale potrebne količine prodajnih artiklov.

Planiranje potrebnih materialov:

Po dodatnih spremembah in potrditvi plana se izračunajo potrebne količine materialov za izdelavo glede na roke izdelave. Za izračunane potrebne količine se izvede kontrola stanja zalog. Za artikle, ki glede na potrebe nimajo zadostne količine se izdela zahtevo (zahtevnico) za nabavo. Po potrditvi se na osnovi internih dokumentov (zahtevnice) v nabavni službi izdela naročila pogodbenim ali ostalim dobaviteljem.

Delovni nalogi:

Na pripravljenih delovnih nalogih se pred pričetkom izvajanja lahko še popravi količine oziroma dopolni z novimi pozicijami in količinami za izdelavo.

Po potrditvi spremembe se spremenjene in dopolnjene  količine izdelkov odražajo pri potrebnih količinah materialov za izdelavo (izvede se preračun potrebnih količin za izdelavo). Po potrditvi (lansiranju) delovnega naloga se izvede avtomatsko knjiženje porabe. Po zaključku naloga pa se izvede avtomatski prevzem gotovih izdelkov na ustrezno skladišče ali razdelilno mesto za distribucijo.

Skladiščno in materialno poslovanje

Programski modul Skladiščno in materialno poslovanje sestavljata modula MCR-MK Materialno poslovanje in MCR-SK Skladiščno poslovanje. Skladiščno in materialno poslovanje se razlikujeta v tem, da imajo osebe ki delajo z materialnim poslovanjem več pooblastil. V skladiščnem poslovanju pa referenti oziroma osebe delajo samo s količinskimi podatki in ne vrednostnimi.

Skladiščno-Materialno poslovaje je modul s katerim se izvajata prevzem in izdaja materialov na posameznem skladišču. Prav tako je omogočeno vodenje zalog tako količinsko kot tudi vrednostno.

V materialnem poslovanju se po potrditvi delovnega naloga in izdaji potrebnega materiala sledi porabi po delovnem nalogu in po stroškovnem mestu.

Po zaključku delovne naloga se izvede prevzem na skladišče gotovih izdelkov. Po prevzemu se izdelajo dokumenti (dobavnice) za izdajo gotovih izdelkov na prodajno mesto. Po zaključku obdobja omogoča izdelavo dnevne in/ali periodične inventure in knjiženje porabe materialov glede na inventuro.

Materialno poslovanje pri povezovanju z 'blagajnami' omogoča:

• Vnos vseh potrebnih šifrantov za povezavo z blagajno (prodajnim mestom)
• Vnos inkasa natakarjev, plačilo manjka in izpis viškov in manjkov.
• Storno računov iz blagajne in popravek načinov plačil.
• Izpis po načinih plačil, ki vsebuje tudi davčne stopnje.
• Vse podatke lahko pregledujemo za katerokoli izbrano obdobje.
• Vnos več cenikov za eno prodajno mesto. S programom v povezavi z gostinskimi blagajnami lahko izvajamo prodajo z več različnimi ceniki (9).
• Pri prodaji preko blagajne lahko vnesemo naročila izbranega obroka za naslednji dan (osnovno) ali dan po izbiri (možno tudi po izmenah).
• Pri prodaji na blagajni izvršimo kontrolo naročenega obroka.
• Naročilo in kontrola dnevno izbranega obroka lahko poteka na registrski blagajni preko kartice, s katero si delavec evidentira prisotnost na delu.
• Možnost vnosa limita porabe denarnih sredstev posameznemu delavcu za določeno obdobje (npr. mesečno). Pri prodaji preko registrske blagajne se delavcu avtomatično odšteva porabljena sredstva.

Vodenje zalog:

Funkcionalnost vodenja zalog omogoča nadzor in pregled nad njimi, kar se odraža v manjšem kalu in stroških. Vodenje zalog se glede na dejavnost vodi tudi po roku uporabe – trajanja.

V vodenju zalog se izvaja samo pregled stanja zalog in posredovanje podatkov za nabavo.

Samo poslovanje oziroma manipuliranje z zalogami materiala pa se izvaja v modulu materialnega in skladiščnega poslovanja ki je v celoti povezan z modulom planiranja, nabave, z modulom distribucije in prodaje.

MCR Prodaja

Po distribuciji gotovih izdelkov na prodajna oziroma razdelilna mesta se izvede prodaja preko programa MCR Prodaja ali preko prodajne blagajne. Po končani prodaji (dnevno) pa se prenese podatke prodaje v centralo (kjer ni direktne povezave), kjer se razknjiži zaloge za posamezno prodajno mesto in se knjiži vrednostna prodaja prodajnega mesta (posamezne blagajne in celotnega stroškovnega mesta – organizacijske enote) .

Uporabniki

V MAOP Gostinskem poslovanju se uporabnikom lahko določi različne vrste pravic s katerimi imajo dostop do določenih programov in/ali programskih sklopov.

Lahko so zadolženi za različne vrste materiala, tako da jim je omogočeno delo z materialom v okviru njihovih pristojnosti. Omejimo jim lahko tudi delo na določeno lokacijo, skladišče,...

Pravice so lahko dodeljene tudi za samo procesiranje dokumentov ali drugih operacij.

Vodstvo podjetja

V programskem sklopu lahko vodstvo podjetja s pomočjo pregledov in izpisov nadzira realizacijo in potek poslovanja  in v realnem času sprejema ukrepe, ki odpravljajo odstopanja od potreb in planov.

MAOP Gostinska blagajna

MAOP Gostinski IS poleg Gostinskega poslovanja (materialno poslovanje, delovni nalogi, nabava in prodaja) vsebuje tudi informacijsko rešitev za blagajne. Z rešitvijo MAOP Gostinska blagajna so elektronsko podprti vsi prodajni dogodki na blagajni. Povezava blagajne z modulom MCR Materialno poslovanje pa omogoča celovito informatizacijo gostinstva.

Funkcije modula:

• prijava natakarja s šifro, magnetno/čip kartico ali geslom
• izbira izdelkov s hitrimi tipkami, po šifri, po delnem nazivu
• prodaja po mizah, rundah, mizah, gostih
• individualizacija cen (akcije, popusti, pribitki)
• popravki in stornacije (naročil, količin, reačunov)
• različna plačilna sredstva (gotovina, ček, plačilne kartice, boni, na račun sobe, čip kartice/zapestnica,...)
• rekapitulacija dnevnega iztržka
• žurnal
• izpisi in statistike
• različni nivoji uporabniških pravic

Povezave modula:

• dvosmeren prenos podatkov z MAOP Gostinsko materialno poslovanje (Back Office)

• povezava s tipkovnico ali s touch screen ekranom

• prvi v Sloveniji omogočamo povezava s prenosnim gostinskimi terminalom za naročanje hrane pri mizi gosta preko Ipod-a (Apple)
• povezava z MAOP HIS Hotelskim sistemom (plačilo na račun sobe)
• povezava z Gantner postajo (plačevanje s čip kartico ali zapestnico)

Opisi pomembnejših funkcionalnosti in povezav:

Povezava z MAOP Gostinsko poslovanje omogoča, da se poslovni dogodki na blagajni odražajo tudi v poslovnem delu gostinstva, kar zagotavlja ažurno spremljanje porabe, stanja zalog in izvedbo naročil. Povezava s poslovnim modulom daje MAOP Gostinskemu IS posebno dodano vrednost, ki zmanjšuje stroške in optimizira gostinsko poslovanje.

Uporabniška prijaznost gostinske blagajne je zagotovljena z enostavnim pregledom blagovnih skupin in hitrim dostopom do posameznih artiklov.

Plačevanje z različnimi plačilnimi sredstvi omogoča, da se gostinsko osebje lahko nemoteno posveča nudenju najboljše storitve in se ne ukvarja s problemom kako stranki storitev obračunati. MAOP gostinska blagajna omogoča plačevanje z vsemi plačilnimi sredstvi (gotovina, plačilne in kreditne kartice, čeki, boni). Modul omogoča tudi prodajo kart (posameznih, družinskih, paketnih), abonmajev, paketov in darilnih bonov. Kasnejše koriščenje izdanih internih plačilnih sredstev se s pomočjo programa beleži in spremlja. Gostom se lahko obračuna in nato vrne kavcijo za izposojeno opremo. Posebne omembe vredno je tudi obračunavanje storitev s čip karticami in zapestnicami kar je opisano v naslednjem odstavku.

Povezava in plačevanje z zapestnicami ali čip karticami je sodoben način obračuna storitev, ki omogoča beleženje strankine porabe in pravic v športnih, zdraviliških, hotelskih, welness,... kapacitetah kjer uporaba običajnih plačilnih sredstev ni mogoča ali priročna. Povezava s čitalcem zapestnic (Gantner), ki je programsko podprt z informacijsko rešitvijo priznanega podjetja ProTrade International d.o.o. omogoča enostavno izstavitev tega plačilnega sredstva stranki s katerim ji omogočimo:

• zakup storitev (gostinske storitve, bazen, savna, masaža,...)
• personalizacijo nudenja storitev (limit na zapestnici, časovne omejitve, VIP gosti, zaposleni,...)

Stranka pred vstopom v kapacitete prejme zapestnico/čip kartico, ki jo glede na njene želje pripravi prodajalec. Nato pa v okviru pripravljenih parametrov nemoteno uporablja storitve, ki jih je zakupila, in plačuje porabo v gostinskih kapacitetah. Posebna funkcionalnost, ki je omogočena v okviru čip kartic, so tudi kartice zvestobe s katero lahko stranki omogočimo posebne ugodnosti ob enem pa lahko spremljamo njene navade kar omogoči bolj oseben odnos s stranko.