ePoslovanje - Sistem za podporo upravljanja delovnih tokov

MAOP ePoslovanje je sodobna spletna rešitev za podporo upravljanja delovnih tokov.

Rešitev ima  vgrajene podpore standardnih delovnih tokov v organizacijah, vodenje vhodnih računov (MAOP eLikvidatura) in upravljanje delovnega toka Potni nalogi (MAOP ePotni nalogi).

Rešitev je prilagodljiva in omogoča z ustreznimi nastavitvami tudi podporo drugih delovnih tokov v organizaciji.

MAOP ePoslovanje ima istočasno lastnost samostojne rešitve in rešitve, ki je integrirana oz. povezana s strani naročnika izbranim poslovnim informacijskim okoljem. Ob implementaciji v poslovno okolje naročnika MAOP ePoslovanje oz. posamezni delovni tok (npr. eLikvidatura, ePotni nalogi) povežemo (integriramo) s poljubnimi poslovnimi informacijskimi sistemi (v standardni različici MAOP MCR) ter poljubnimi arhivskimi sistemi (v standardni različici Mikrocop).

eLikvidatura

MAOP eLikvidatura, opcija rešitve MAOP ePoslovanje za podporo vodenja vhodnih računov je aplikacija, namenjena evidentiranju podatkov o prispelih dokumentih, razporejanju dokumentov ter prenašanju le-teh v nadaljnjo obdelavo v računovodsko aplikacijo.

Rešitev med drugim omogoča:

  • evidentiranje podatkov o prispelih dokumentih na podlagi skeniranih in arhiviranih dokumentov;
  • avtomatsko in ročno razporejanje dokumentov med uporabnike in organizacijske enote za pregledovanje in potrjevanje;
  • obdelavo prejetih dokumentov po različnih, nastavljivih delovnih tokovih;
  • administracijo vlog in pravic uporabnikov aplikacije z vsemi omejitvami pravic vpogleda in obdelave;
  • prenos obdelanih in potrjenih dokumentov v davčno evidenco, saldakonte, glavno knjigo in stroškovno računovodstvo,
  • različne izpise, na primer sezname prispelih dokumentov po različnih, uporabniško določenih filtrih glede na osnovne podatke dokumentov ali podatke v postavkah računa, dopise o zavrnitvi računov, izpise skeniranega dokumenta.

Ob uvedbi rešitve v poslovno okolje organizacije se eLikvidaturo ustrezno nastavi poslovnemu procesu naročnika ter preko standardnega vmesnika poveže z izbranim poslovnim informacijskim sistemom naročnika (v standardni različici MAOP MCR), ter opcijsko poveže z izbranim arhivskim sistemom naročnika (v standardni različici Mikrocop).

V nadaljevanju je opisan primer delovnega toka za Likvidaturo prispelih dokumentov in opis posameznih vlog in nalog oseb, ki so vključene v obdelavo dokumenta.

Skeniranje dokumenta

Prva stopnja obdelave se lahko izvaja na sedežu podjetja ali v povezavi s ponudnikom tovrstnih storitev. Dokumenti se skenirajo in OCR prečitajo ter zapišejo v vmesnik za nadaljnjo obdelavo dokumentov.

Prevzem, indeksiranje in razporejanje

Druga stopnja obdelave dokumenta obsega prevzem dokumenta iz pripravljene datoteke (vmesnik), osnovno indeksiranje in razporejanje dokumenta. Dokument obdeluje Razporejevalec.

Pregledovanje

Tretja stopnja obdelave je namenjena pregledovanju računa z vidika vsebinskega preverjanja (naročilo) ter določanju ali popravljanju osnovnih podatkov na računu. Oseba, ki obdeluje račun na tej stopnji je Pregledovalec.

Podpisovanje

Četrta stopnja je namenjena podpisovanju računa s strani pooblaščenega podpisnika, ki pregleda že vnesene oz. dopiše manjkajoče podatke na računu. Oseba, ki obdeluje račun na tej stopnji je Podpisnik.

Knjigovodsko pregledovanje

Peta stopnja obdelave pomeni dokončno dopolnitev vseh manjkajočih podatkov računa, vključno z DDV vrstico. Ko knjigovodja račun pregleda in potrdi, je le-ta knjigovodsko pregledan. Podatkov ni več mogoče spreminjati.

Potrjevanje

Potrjevanje in šesta stopnja obdelave dokumenta zahteva potrditev dokumenta s strani Pooblaščenega direktorja službe računovodstva.

Prenos v MAOP MCR PD

Prenos ali sedmo stopnjo obdelave izvrši knjigovodja, ko potrjen dokument prenese v aplikacijo MAOP MCR PD.

ePotni nalogi

MAOP ePotni nalogi opcija rešitve MAOP ePoslovanje za podporo delovnega toka lansiranja in spremljanja izdaje potnih nalogov v organizaciji.

Rešitev optimizira postopke evidentiranja v organizaciji s spremembo evidentiranja službenih nalogov v domovini in v tujini, njihov obračun in kontrolo ter izplačilo z namenom poenotenja in poenostavitve vnosa podatkov ter večjo transparentnostjo poslovanja, obenem pa omogoča tudi boljši nadzor nad stanjem potnih nalogov.

Uporaba MAOP ePotnih nalogov nam omogoča ukinitev ročnih obdelav, povezane s potnimi nalogi, od izstavitve naloga za službeno pot na podlagi papirnega obrazca, do ročne obdelave končnega obračuna v računovodstvu. Skozi proces obdelave so o posamezni stopnji potnega naloga uporabniki obveščeni takoj, ko predhodnik zaključil z delom. Tako odpade tudi fizična dostava zahtevka za izplačilo akontacije. S tem se zmanjša možnost izgube dokumentacije in tudi hitrejše urejanje v primeru nadomeščanja (nenapovedana odsotnost knjigovodje).

Hitrost izstavitve, obdelave potnega naloga, izplačila stroškov ali akontacije potnih nalogov je povečana, saj je mogoč nadzor nad potnimi nalogi oz. stanjem, na kateri stopnji obdelave se potni nalog trenutno nahaja. Aplikacija zagotavlja učinkovito sledenje postopkom od izstavitve do končnega plačila za potrebe notranje ali zunanje revizije.

Kot končna faza sledi arhiviranje vseh računov, dokazil o stroških, ki so priloga k potnemu nalogu in so nastali na službeni poti. S tem odpade tudi fizični arhiv.

Ob uvedbi rešitve v poslovno okolje organizacije se ePotne naloge ustrezno nastavi poslovnemu procesu naročnika ter preko standardnega vmesnika poveže z izbranim poslovnim informacijskim sistemom naročnika (v standardni različici MAOP MCR), ter opcijsko poveže z izbranim arhivskim sistemom naročnika (v standardni različici Mikrocop).

ePotni nalogi – Standardni delovni tok

V nadaljevanju sledi podrobnejši opis delovnega toka v standardni različici rešitve.

Spremljanje obdelave potnih nalogov je vzpostavljeno preko aplikacije MAOP ePoslovanje  in sicer kot ena od funkcionalnosti, do katere imajo dostop uporabniki z dodeljeno pravico.

Vsaka službena pot se najprej začne z izstavitvijo naloga za službeno pot, ki je lahko v domovini ali v tujini. Tako potne naloge delimo na domače in na tuje potne naloge in sicer z izplačilom akontacije ali brez akontacije.

Po končani službeni poti pa potnik opravi obračun potnih stroškov, ki je sestavni del naloga za službeno pot, na podlagi katerega je opravil pot. Pravilen obračun je podlaga za povrnitev stroškov, ki jih je potnik imel na službeni poti.

Prva stopnja obdelave potnega naloga je tako izstavitev naloga za službeno pot, ki pa ima lahko zahtevek za izplačilo akontacije ali brez. Proces je tako sestavljen iz naslednjih stopenj izstavitve naloga za službeno potovanje in sicer:

  • Prijava v program MAOP ePoslovanje
  • Izstavitev naloga za službeno pot
  • Odobritev/Zavrnitev naloga za službeno pot
  • Posredovanje potnega naloga potniku

Pri elektronski izstavitvi naloga za službeno pot lahko podpisnik odobri nalog za službeno pot takoj, ko ga izstavi izstavitelj. Podpis podpisnika se ob odobritvi zapiše v obliki faksimila. Tako se izognemo posredovanju papirnega potnega naloga v podpis in je potnik o podpisanem nalogu obveščen takoj, ko ga podpiše podpisnik, s tem pa se hkrati izniči tveganje izgube naloga, saj ga ni potrebno fizično dostavljati odgovornim osebam. Podpisnik odobri potne naloge s Seznama potnih nalogov, ki čakajo na odobritev, odobreni potni nalogi pa se potnikom prikažejo takoj, ko so odobreni in si jih lahko nemudoma natisnejo.

Seznam potnih nalogov, ki čakajo na odobritev, se podpisniku prikažejo na enak način kot prejeti računi, ki čakajo za nadaljnjo obdelavo. Odobreni potni nalogi pa se potnikom prikažejo takoj, ko so odobreni.

Ko je službeno potovanje zaključeno, potnik dostavi izpolnjen obračun potnih stroškov z vsemi prilogami kot so računi cestnin oz. drugi prevozni stroški, hotelske storitve, obračun dnevnic in kilometrin,… izstavitelju, ki najprej poišče predhodno izstavljeni nalog za službeno pot ter na njega vnese stroške.

V primeru obračuna potnih stroškov je proces tako sestavljen iz naslednjih stopenj obdelave potnega naloga:

  • Prijava v program MAOP ePoslovanje;
  • Vnos obračuna potnih stroškov na ustrezni potni nalog;
  • Odobritev/Zavrnitev obračuna;
  • Kontrola obračuna potnih stroškov;
  • Odobritev/Zavrnitev obračuna potnih stroškov;
  • Prenos temeljnice  v ERP;
  • Povračilo stroškov/vračilo na račun.

Obračun stroškov, ki se nanašajo na posamezen nalog, se opravi v MAOP ePoslovanje, kjer odgovorna oseba obračun odobri ali pa zavrne. Nato sledi kontrola obračuna v finančni službi in v primeru nepravilnosti, ga lahko finančna služba zavrne. V primeru pravilnosti pa se obračun potrdi, pripravi temeljnica in izvrši prenos v Maop MCR.

V primeru potnega naloga s predhodno izplačano akontacijo program preverja razliko med izplačano akontacijo in stroški. Če so stroški večji od akontacije, se pripravi dodatno izplačilo. Če pa so stroški manjši, pa se terjatev do potnika zapre z vračilom potnika, ki ga izvede na blagajni (pogoj: pravilno knjiženje priliva po bančnem izpisku).

Vsi uporabniki, ki so vključeni v delovni proces izstavitve, obdelave in potrjevanja, so o novem potnem nalogu obveščeni v trenutku, ko njihov predhodnik izvede določeno akcijo.

V vsaki fazi obdelovanja potnega naloga je mogoče podatke potnega naloga popravljati do odobritve posameznega koraka. Vsaka sprememba potnega naloga na njegovi poti izstavitve, obdelave in potrjevanja je evidentirana, kar zagotavlja sledljivost vnosa sprememb in stanj potnega naloga ter nadzor nad procesom dela.

Pred pričetkom dela z aplikacijo se vnese vse uporabnike, gesla in dovoljenja, ki opredeljujejo pravice za delo z navedeno aplikacijo.

 
 
 

Kontaktirajte nas

Za več informacij nas kontaktirajte in z veseljem vam bomo pomagali.

 
 
 
STRINJAM SE

Spletna stran uporablja piškotke za boljše delovanje

Z brskanjem po naši spletni strani se strinjate, da lahko uporabljamo piškotke, ki so namenjeni vaši boljši uporabniški izkušnji na naši spletni strani. Za lastne potrebe analitike uporabljamo Google Analytics, ki v ta namen namesti piškotke (izbriši GA piškotke). Več o piškotkih.